Automatisch BCC in Outlook ab Version 2003 einrichten

Aus gegebenen Anlass habe ich mich heute mit dem Thema „automatische Blindkopie in Outlook versenden“ beschäftigt, und ein kleines Tutorial geschrieben.

Es beschreibt wie man unter Outlook 2003 bis 2016 anhand eines VBA-Skripts eine Auto-BCC Funktion einrichtet. Die Beschreibung bezieht sich auf Outlook 2013 in den anderen Versionen können die Menus leicht abweichen.

Das Skript kommt dann zur Anwendung, wenn man jede ausgehende Mail automatisch zusätzlich als Blindkopie an einen bestimmten Mailempfänger senden will.

In diesem Tutorial wird vorrangig die Variante bei der unabhängig vom benutzten Absenderkonto eine BCC-Mail an den definierten Empfänger geschickt wird beschrieben. Im Punkt 3.1 findet sich die Syntax für mehrere E-Mail-Konten mit jeweilig eigenem BCC-Empfänger. Diese Variante funktioniert allerdings erst ab Outlook 2007.

Öffnen Sie Outlook und geben Sie dann die Tastenkombination „Alt + F11“ ein um in den Visual-Basic Editor zu gelangen:

Klicken Sie im linken Fenster auf Projekt1 => Microsoft Office Outlook Objekte und machen Sie auf DieseOutlookSitzung einen Doppelklick.

Im Rechten Fenster unter (Allgemein) geben Sie folgende Syntax ein:

Private Sub Application_ItemSend(ByVal Item As Object, Cancel As Boolean)
 Dim objMe As Recipient
 Set objMe = Item.Recipients.Add("name@domain.com")
 objMe.Type = olBCC
 objMe.Resolve
 Set objMe = Nothing
 End Sub

Wobei Sie name@domain.com durch die gewünschte Bcc-Mailadresse ersetzen ohne die Anführungszeichen weg zu lassen.

Hier die Syntax inkl. Kommentierungen für mehrere Email-Konten mit jeweilig eigenem BCC-Empfänger (am Beispiel von drei Konten). Auf diese Variante wird im weiteren Tutorial nicht weiter eingegangen!

 Private Sub Application_ItemSend(ByVal Item As Object, Cancel As Boolean)
 ' see www.Outlookcode.com/d/code/autobcc.htm#S1
 ' siehe http://lcynet.blogspot.com/2009/10/automatisch-bcc-abhangig-von-email.html
 ' siehe www.Joern.De/AutoBcc.htm#2007
 Dim objMe As Recipient
 If "accountnameX" = Item.SendUsingAccount Then ' <---Hier den AccoutnamenX eintragen --- by LCY
 Set objMe = Item.Recipients.Add("emailX@irgendwas.de") '<---Hier BCC EmailX eintragen --- by LCY
 objMe.Type = olBCC
 objMe.Resolve
 ElseIf "accountnameY" = Item.SendUsingAccount Then ' <---Hier den AccoutnamenY eintragen --- by LCY
 Set objMe = Item.Recipients.Add("emailY@irgendwas.de") '<---Hier BCC EmailY eintragen --- by LCY
 objMe.Type = olBCC
 objMe.Resolve
 ElseIf "accountnameZ" = Item.SendUsingAccount Then ' <---Hier den AccoutnamenZ eintragen --- by LCY
 Set objMe = Item.Recipients.Add("emailZ@irgendwas.de") '<---Hier BCC EmailZ eintragen --- by LCY
 objMe.Type = olBCC
 objMe.Resolve
 End If ' added by LCY
 Set objMe = Nothing
 End Sub

Nennen Sie das Marko zu besseren Identifizierung z.B. in AutoBcc um

  • Klicken Sie dazu mit der rechten Maustaste auf Projekt1 im linken Fenster und wählen Sie Eigenschaften von Projekt1 aus.
  • Jetzt können Sie in der Lasche Allgemein unter Projektname AutoBcc

Bestätigen Sie das Ganze mit ok

Speichern Sie das Makro über Datei => VbaProjekt.OTM speichern

… und Beenden Sie anschließend den Visual-Basic Editor.

Nun müssen in Outlook noch die Sicherheitseinstellungen anpassen. Dazu gehen Sie in Outlook auf Datei => Optionen und wählen im Outlook-Optionen Fenster links Trust Center aus.


Und anschließend rechts Einstellungen für das Trust Center…, gehen dort links auf Makroeinstellungen und wählen im rechten Fenster Benachrichtigung für alle Makros aus und bestätigen das Ganze mit ok.

Anschließen beenden Sie Outlook. Sollten beim Beenden eine Speicherabfrage kommen führen Sie sie aus.

Um zu verhindern, dass jetzt jedes Mal nach dem Start ein Sicherheitshinweis erscheint der bestätigt werden muss.

erstellen wir jetzt noch ein Selbstsigniertes Zertifikat und verknüpfen es mit dem Makro.

Dazu öffnen wir die Datei EXE im Verzeichnis „C:\Program Files (x86)\Microsoft Office\Office15“ (Dieser Pfad kann abhängig von der Office Version etwas anders aussehen)

Geben unseren gewünschten Zertifikatsnamen z.B. „Auto BCC Makro“ ein und klicken auf OK

Jetzt öffnen wir Outlook wieder, bestätigen ggf. die Sicherheitswarnung mit „Makros aktivieren“, öffnen mit Alt+F11 wieder den Visual-Basic Editor, klicken links auf unser Projekt (AutoBCC) und wählen dann im oberen Menu Extras => Digitale Signatur aus.

Unter Signiert als klicken wir auf Wählen… und wählen unser vorhin erstelltes Zertifikat (Auto BCC Makro) mit ok aus.

Anschließen bestätigen wir mit ok, beenden den Visual-Basic Editor und Outlook wieder, eventuelle Speichermeldungen führen wir wieder aus.

Anschließend öffnen wir Outlook erneut. Es erscheint wieder die Sicherheitswarnung. Dieses Mal klicken Sie auf Allen Dokumenten von diesem Herausgeben vertrauen. Ab jetzt dürfte die Sicherheitswarnung beim Öffnen von Outlook nicht mehr erscheinen.

Testen Sie jetzt Ihr AutoBCC Makro indem Sie eine Mail verschicken und prüfen ob automatisch eine Blindkopie an die von Ihnen im Makro hinterlegte Adresse verschickt wird.
Wenn nicht prüfen Sie noch einmal die genaue Syntax aus 3. Und vergewissern Sie sich, dass die hinterlegte Mailadresse stimmt und auch die Anführungszeichen nicht fehlen.

Manchmal wird das Makro von Zeit zu Zeit aus unbekannten Gründen deaktiviert. In dem Fall den Visual-Basic Editor mit Alt+F11 in Outlook öffnen, das Makro auswählen und noch einmal auf speichern drücken. Nach dem nächsten Star von Outlook sollte es wieder gehen.

Viel Erfolg!!!

Die Lorbeeren für dieses HowTo gehen an meinen Freund und IT-Kollegen Matthias Netsch. Sämtliche Texte und Grafiken sind von ihm gemacht worden. Mit seiner freundlichen Erlaubnis darf ich den hervorragend gestalteten und mit sehr viel Mühe und Liebe zum Detail erstellten Artikel bei mir bloggen. Vielen Dank Matthias!

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Vincent

Autor: Vincent

Technik begeisterter Fachinformatik- und IT-Nerd, der sich nicht vor technischen Herausforderungen versteckt.

Vince hat 2002 seine Fachinformatikerausbildung mit Binnendifferenzierung Systemintegration erfolgreich abgeschlossen und im Anschluss den IHK-Ausbilderschein nach AEVO per Fernstudium absolviert.

Er arbeitet mittlerweile als Information Security Analyst in einem weltweit operierenden Technologiekonzern und absolviert einen berufsbegleitenden Bachelor-Studiengang.

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