Kostenloser Online Fax Service (ohne Outlook)

Ich habe mir mal wieder Gedanken über das Online-Faxen gemacht. Nach etwas Recherche im Netz ist es so, wie ich bereits vermutet hatte: Über Outlook kann ohne eine Fax-Serverlösung (ob lokal oder online), nicht einfach so gefaxt werden. Das ist 2021 immer noch Stand der Dinge und wird sich meines Erachtens auch nicht mehr ändern. Faxen ist out. Wer dennoch online Faxe kostenlos versenden können will (oder muss), der folgt nachfolgender Anweisung.

Auch das Windows-Interne „Windows Fax- und Scan“-Tool kann nicht ohne Faxserver Faxe versenden. Eine kostengünstige Variante (inklusive Kostenlos-Funktion) der Online-Fax Services ist: Der kostenlose Online-Faxdienst von PDF24.org

Der Link zu dem Dienst lautet: Fax online von PDF24

Hier musst Ihr Euch zunächst registrieren, und könnt sogar 5 Seiten Fax pro Monat kostenlos versenden (aber keine Empfangen, weil Ihr keine Nummer gestellt bekommt).
Der kleinste Dienst für das Empfangen von Faxen kostet Euch 5 € im Monat und Ihr könnt Faxe senden und empfangen und erhaltet eine eigene Faxnummer.

Grundsätzliche Info: Es gibt keinen mir bekannten Online-Dienst, der Euch das Empfangen von Faxen kostenlos anbietet, da beim Faxempfang immer eine dazugehörige Faxnummer registriert werden muss. Und wie Ihr alle wisst, kostet eine Faxnummer (wie bei einer Telefonnummer auch), Geld.

Es gibt verschiedene Online-Faxanbieter, diesen hier kenne ich jedoch und preislich sind alle ziemlich gleich.

Wenn Ihr Euch registriert, und nach der Verifizierung Eurer E-Mail Eure Daten aktualisiert habt (Adresse, Telefonnummer etc…), könnt Ihr rechts oben auf „Fax versenden“ klicken:

Nach dem Login könnt Ihr online Faxe versenden.

Hier wählt Ihr nun Eure Fax-Datei aus (Word-Dokument, PDF etc…):

Wähle die Datei von Eurem Desktop, um Faxe online versenden zu können.

Nachdem Ihr das Dokument hochgeladen habt, müsst Ihr den Empfänger angeben:

Der Empfänger muss im Format+49123466778899 eingegeben werden (Ländervorwahl, Ortsvorwahl ohne Null, Faxnummer). Im Kostenlosen Modus können Online-Faxe nur innerhalb Deutschlands versendet werden.

Ich würde Euch Empfehlen, die Kopfzeilen anzupassen (Zum Beispiel: Fax von DEINEM NAMEN oben, und unten dann einen Betreff einzugeben):

Ändert beim versenden des kostenlosen Online-Faxes den Absender und die Kopfzeilen-Info (ist sowas wie der Betreff).

Danach sendet Ihr das Fax und wählt zunächst den kostenlosen Account aus (da poppt beim Senden ein Fenster auf. Da wählt Ihr zunächst den kostenlosen Account aus). Wenn Euch der Dienst gefällt, und wenn das öfter mit eigener Faxnummer getan werden soll, könnt Ihr auch 5 € monatlich dafür ausgeben.

VPN-Clients – Die Nutzen und Vorteile von VPN-Clients

Bildquelle: Dan Nelson / Pixabay
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Durch die Coronapandemie boomt das Arbeiten im Home-Office. Das bringt viele Vorteile mit sich, zum Beispiel spart man sich den nervigen Arbeitsweg und kann sich direkt von zu Hause im Büro einloggen. Allerdings birgt diese Art des Arbeitens auch Gefahren in sich. Denn werden die Daten unverschlüsselt übertragen, können sie von jedem abgefangen werden, der sich in die Leitung einklinkt. Hierbei sorgen VPN-Verbindungen für Abhilfe und für mehr Sicherheit und sollten darum zur Ausstattung jedes Home-Offices gehören.

Wobei hilft eine VPN-Verbindung?

Die Buchstaben VPN sind die Anfangsbuchstaben der Wörter Virtual Private Network, zu Deutsch Virtuelles Privates Netzwerk. Eine Verbindung über VPN bietet die Möglichkeit sich in ein bestimmtes Netzwerk einzuloggen und darauf zugreifen zu können. Dabei kann es sich sowohl um private Netzwerke als auch um die Netzwerke von Unternehmen handeln. Nutzt man zu Hause oder unterwegs ein unverschlüsseltes Netzwerk, ist es Dritten möglich, ebenfalls auf diese Daten zuzugreifen und sensible Informationen einzuholen, indem sie sich mittels Apps oder frei zugänglicher Software in das Netzwerk einwählen. Eine Verbindung über VPN verhindert dieses Mitlesen von Daten durch Unbefugte. Eine VPN-Verbindung leistet aber noch mehr, sie ermöglicht den Zugriff auf Laufwerke, die nur über das unternehmensinterne Netzwerk angesprochen werden können, da sie auf einem eigenen Server des Unternehmens liegen. Auf solche zentral gespeicherten Dokumente ließe sich ohne VPN-Verbindung nicht zugreifen. Eine weitere Anwendungsmöglichkeit für VPN-Verbindungen findet sich außerdem in der Bezahlung mit Kryptowährung. Hier verhilft eine VPN-Verbindung zu vollkommener Anonymität beim Bezahlen mit Kryptowährung.

Anwendungsmöglichkeiten von VPN-Verbindungen

VPN-Verbindungen haben zwei Hauptfunktionen: Daten verschlüsseln und Daten tunneln. Jede VPN-Software verfügt über die Funktion der Datenverschlüsselung bei der Übertragung von Daten. Durch diese Verschlüsselung wird beispielsweise verhindert, dass Unbefugte E-Mails mitlesen können. Die zweite Funktion, die das Tunneln von Daten bewirkt ist, dass Informationen und Daten aus öffentlichen Netzwerken wie durch einen Tunnel zu einem anderen ganz bestimmten, festgelegten Ort im Internet, zum Beispiel zur Unternehmensseite, geschickt werden. Der Rechner, der sich im öffentlichen Netzwerk befindet, wird also virtuell an das Netzwerk des Unternehmens angeschlossen und wird ein Teil davon. So können Daten inkognito versendet und empfangen werden und bleiben dadurch geheim. Anders verhält es sich beim Zero-Trust-Modell. Das beschränkt sich nicht nur darauf den Zugang zum Unternehmensnetzwerk so sicher wie möglich zu gestalten. Es geht noch einen Schritt weiter und möchte außerdem auch, dass Personen und Geräte durch eine Multi-Faktoren-Authentifizierung geschützt werden.

Die Funktionsweise einer VPN-Verbindung

Wählt sich ein Gerät, beispielsweise ein Laptop, in ein öffentliches Netzwerk ein, können seine Daten zunächst bis zur Aktivierung der VPN-Verbindung noch mitgelesen werden. Mit der Aktivierung des VPNs gliedert die VPN-Software den Rechner in das Netzwerk des Unternehmens ein und vergibt eine unternehmensinterne IP-Adresse an das Gerät. Für alle umliegenden Netzwerke wirkt es nun so, als befände sich der Rechner am Standort des Unternehmens.

Was sind die Vorteile von PDF?

Stellen Sie sich vor, Ihr Unternehmen arbeitet mit nahtloser Effizienz. Ein Büro, das geschäftig vor sich hin brummt, ohne den Frust eines teuren Kopierers, der ständig gewartet werden muss, neue Tinte oder mehr Papier benötigt. Stellen Sie sich einen Arbeitsplatz vor, der frei und offen ist, ohne sperrige Aktenschränke, in denen Administratoren stundenlang den Papierkram durchforsten müssen.

Bei der Umstellung von Unternehmen auf effizientere digitale Arbeitsabläufe spielen Dokumente eine entscheidende Rolle. Wie verwalten Sie die riesigen Mengen an Inhalten, auf die Ihre Organisation täglich angewiesen ist, in einer digitalen Umgebung?

Drei Buchstaben: P-D-F. PDF ist das sichere, standardisierte, editierbare und gemeinsam nutzbare Dateiformat, das erfolgreiche digitale Dokumenten-Workflows unterstützt.

Erstmals 1993 verfügbar gemacht, war PDF 15 Jahre lang ein proprietäres Format, das von Adobe Systems kontrolliert wurde. Im Jahr 2008 wurde das Format als offener Standard freigegeben, was nicht nur anderen Unternehmen die Möglichkeit gibt, PDF-Anwendungen zu entwickeln, sondern auch den Anwendern die Freiheit gibt, in anderen Anwendungen als Acrobat zu arbeiten. Die Umstellung auf den offenen Standard hat Tausende von PDF-basierten Lösungen, Plug-ins und Tools hervorgebracht, die den Anwendern mehr Auswahl und Effizienz in einer wachsenden Branche bieten. Heute können Endanwender ein PDF mit jeder kompatiblen Software lesen und bearbeiten, unabhängig von der Anwendung, mit der es erstellt wurde.

PDF-Dateien bieten einzigartige Vorteile gegenüber anderen Dateiformaten und verwandeln Geschäftsabläufe in nahtlose, sichere Prozesse, bei denen der Fortschritt genau verfolgt werden kann.

Die einzigartigen Vorteile von PDF

Dateien erstellen und austauschen, ganz einfach: PDF-Dateien lassen sich einfach direkt aus der nativen Anwendung eines Dokuments und in jedem kostenlosen PDF-Creator erstellen. Sie können auch verschiedene Dateitypen wie PowerPoint-Präsentationen, Excel-Tabellen, Bilder und Videos in einer größeren, medienreichen PDF-Datei kombinieren.

Vollständige Kontrolle und Sichtbarkeit

Bis heute sind PDF-Dokumente das einzige schreibgeschützte Dateiformat, das nicht verändert werden kann, ohne einen Fußabdruck zu hinterlassen. Aus diesem Grund können Teams jede Änderung in ihren jeweiligen Dokumenten effektiv nachverfolgen, um Klarheit zu schaffen und die Versionskontrolle bei der Zusammenarbeit aufrechtzuerhalten.

eSigning-Funktionen

PDF ist das einzige Dateiformat, das die elektronische Unterzeichnung ermöglicht – ein Prozess, der genauso rechtsverbindlich ist wie eine handschriftliche Unterschrift auf einem Dokument. Die E-Signatur ermöglicht eine schnellere Bearbeitung von Dokumenten und eine um über 80 % höhere Abschlussquote, was zu einem schnelleren Umsatz führt.

Einfache Bearbeitung

PDF-Dokumente sind von Natur aus nicht bearbeitbar. Mit jedem einfachen PDF-Editor können Benutzer jedoch Änderungen direkt auf eine PDF-Datei anwenden, wodurch unnötige Schritte wie das erneute Abtippen und die manuelle Suche nach bestimmten Wörtern in einem Dokument entfallen.

Einige der leistungsstärksten PDF-Editoren enthalten auch OCR-Funktionen (Optical Character Recognition), mit denen ein gescanntes oder bildbasiertes Dokument durch die Identifizierung der Textzeichen im Dokument durchsuchbar und bearbeitbar gemacht werden kann.

Kompakte Dateigröße

Anwender haben die Möglichkeit, die Größe von PDF-Dateien um bis zu 75 % zu reduzieren, ohne Inhalte zu entfernen oder das Erscheinungsbild zu verändern. Lesen Sie HIER wie Sie PDFs verkleinern können. Tatsächlich entscheiden sich viele dafür, verschiedene Dateitypen nur deshalb in PDF zu konvertieren, weil sie kleiner sind. Wenn Sie zum Beispiel eine 1,25 MB große PowerPoint-Präsentation als PDF-Datei speichern, reduziert sich die Größe auf 352 KB, was wesentlich handlicher ist.

Grundausstattung für das Homeoffice

In diesem Artikel erhaltet ihr Tipps und Tricks, wie ihr euer Homeoffice noch besser mit einfachen Mitteln ausstatten könnt. Damit sich die Arbeit schon fast von alleine macht.

Grundausstattung für das Homeoffice

Quelle: unsplash.com – Alex Ghizila
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Die grundsätzlichen Geräte

Nachdem das Homeoffice für viele in den ersten Monaten des Jahres doch mehr als überraschend und als eine vorübergehende Lösung Einzug in die Wohnungen hielt, entwickelt es sich doch nun langsam zu einer längerfristigen (in manchen Fällen vielleicht auch in eine dauerhafte) Lösung.

Drei Dinge sind für ein funktionierendes Homeoffice Grundvoraussetzung: Ein funktionierender Laptop und/oder PC, ein Router (denn ohne den gibt es auch kein Internet) und ein Telefon bzw. Smartphone (für Anrufe, Videocalls/Meetings, falls ihr keine Webcam besitzt). Mit diesen Dingen erfüllt man also schon die Mindestanforderungen. Doch im Büro steht häufig mehr Technik, ich denke da an Drucker, Faxgeräte, Kopierer…

Hattet ihr bisher keinen eigenen Drucker und müsstet eigentlich viel ausdrucken (und habt das bisher bei Nachbarn, Mitbewohnern oder gar nicht) gemacht, kann sich die Investition in einen Drucker durchaus doch lohnen. Es gibt inzwischen auch günstige Kombigeräte, mit denen ihr gleichzeitig auch kopieren und scannen könnt.
Übrigens: Solltet ihr häufiger ein Fax versenden müssen habe ich hier noch eine kleine Anleitung, wie ihr ganz ohne Faxgerät mit eurer Fritzbox ganz einfach ein Fax versenden könnt.

Nützliche Programme und Apps

Ohne ein aktuelles Betriebssystem geht nichts. Habt ihr auf eurem Laptop oder PC, den ihr im Homeoffice benutzen wollt noch Windows 7, Vista oder 8 solltet ihr definitiv über ein Update auf Windows 10 nachdenken.

Ein aktuelles Betriebssystem verhindert Sicherheitslücken und kommt auch schon mit einigen sehr nützlichen (kostenlosen) Funktionen daher: OneDrive (Cloud-Speicher), OneNote (Notizbuch), Kalender und Mail Apps zum Beispiel lassen sich nicht nur auf euren PC nutzen, sondern stehen auch kostenlos für Android und Apple zur Verfügung. Außerdem erhaltet ihr kostenlos Zugriff auf Word, Excel und PowerPoint, wenn euch die Online Version ausreicht. Aufgrund von Corona hat sich Microsoft sogar dazu entschieden einige Premium Features kostenlos für Unternehmen zur Verfügung zu stellen.

Darüber hinaus solltet ihr für die schnellere Kommunikation mit euren Kollegen ein Tool nutzen, statt Mails zu verschicken. Dafür gibt es inzwischen eine Vielzahl an kostenpflichtigen Programmen aber auch kostenlose, wie zum Beispiel Slack oder Discord (auch dort kann man gegen Gebühr auf eine Premium Version umsteigen). Gleiches gilt für eure Daten. Damit ihr ein Dokument nicht immer hin und her schicken müsst, solltet ihr einen Cloud-Speicher nutzen, wie zum Beispiel OneDrive oder SharePoint.

Auch Katja Dreher von Digital Minds, eine Content Marketing und SEO Agentur, meint: “Gerade bei einer dezentralen Arbeitsweise ist schnelle und unkomplizierte Kommunikation das A und O. Dabei sind die einfache Integration von Drittanbietersoftware und die sehr gut ausgebaute API wichtige Aspekte, die Slack zu einer guten Kommunikationsplattform für Unternehmen macht.”

Habt ihr übrigens eine Google Mail Adresse könnt ihr auch Google Docs, Sheets, Presentation und Drive benutzten. Hier können auch mehrere Leute gleichzeitig an einem Dokument arbeiten, die Cloud genutzt und Umfragen erstellt werden. Durchaus also ein gutes Tool für die einfache Arbeitsteilung.