Was sind die Vorteile von PDF?

Stellen Sie sich vor, Ihr Unternehmen arbeitet mit nahtloser Effizienz. Ein Büro, das geschäftig vor sich hin brummt, ohne den Frust eines teuren Kopierers, der ständig gewartet werden muss, neue Tinte oder mehr Papier benötigt. Stellen Sie sich einen Arbeitsplatz vor, der frei und offen ist, ohne sperrige Aktenschränke, in denen Administratoren stundenlang den Papierkram durchforsten müssen.

Bei der Umstellung von Unternehmen auf effizientere digitale Arbeitsabläufe spielen Dokumente eine entscheidende Rolle. Wie verwalten Sie die riesigen Mengen an Inhalten, auf die Ihre Organisation täglich angewiesen ist, in einer digitalen Umgebung?

Drei Buchstaben: P-D-F. PDF ist das sichere, standardisierte, editierbare und gemeinsam nutzbare Dateiformat, das erfolgreiche digitale Dokumenten-Workflows unterstützt.

Erstmals 1993 verfügbar gemacht, war PDF 15 Jahre lang ein proprietäres Format, das von Adobe Systems kontrolliert wurde. Im Jahr 2008 wurde das Format als offener Standard freigegeben, was nicht nur anderen Unternehmen die Möglichkeit gibt, PDF-Anwendungen zu entwickeln, sondern auch den Anwendern die Freiheit gibt, in anderen Anwendungen als Acrobat zu arbeiten. Die Umstellung auf den offenen Standard hat Tausende von PDF-basierten Lösungen, Plug-ins und Tools hervorgebracht, die den Anwendern mehr Auswahl und Effizienz in einer wachsenden Branche bieten. Heute können Endanwender ein PDF mit jeder kompatiblen Software lesen und bearbeiten, unabhängig von der Anwendung, mit der es erstellt wurde.

PDF-Dateien bieten einzigartige Vorteile gegenüber anderen Dateiformaten und verwandeln Geschäftsabläufe in nahtlose, sichere Prozesse, bei denen der Fortschritt genau verfolgt werden kann.

Die einzigartigen Vorteile von PDF

Dateien erstellen und austauschen, ganz einfach: PDF-Dateien lassen sich einfach direkt aus der nativen Anwendung eines Dokuments und in jedem kostenlosen PDF-Creator erstellen. Sie können auch verschiedene Dateitypen wie PowerPoint-Präsentationen, Excel-Tabellen, Bilder und Videos in einer größeren, medienreichen PDF-Datei kombinieren.

Vollständige Kontrolle und Sichtbarkeit

Bis heute sind PDF-Dokumente das einzige schreibgeschützte Dateiformat, das nicht verändert werden kann, ohne einen Fußabdruck zu hinterlassen. Aus diesem Grund können Teams jede Änderung in ihren jeweiligen Dokumenten effektiv nachverfolgen, um Klarheit zu schaffen und die Versionskontrolle bei der Zusammenarbeit aufrechtzuerhalten.

eSigning-Funktionen

PDF ist das einzige Dateiformat, das die elektronische Unterzeichnung ermöglicht – ein Prozess, der genauso rechtsverbindlich ist wie eine handschriftliche Unterschrift auf einem Dokument. Die E-Signatur ermöglicht eine schnellere Bearbeitung von Dokumenten und eine um über 80 % höhere Abschlussquote, was zu einem schnelleren Umsatz führt.

Einfache Bearbeitung

PDF-Dokumente sind von Natur aus nicht bearbeitbar. Mit jedem einfachen PDF-Editor können Benutzer jedoch Änderungen direkt auf eine PDF-Datei anwenden, wodurch unnötige Schritte wie das erneute Abtippen und die manuelle Suche nach bestimmten Wörtern in einem Dokument entfallen.

Einige der leistungsstärksten PDF-Editoren enthalten auch OCR-Funktionen (Optical Character Recognition), mit denen ein gescanntes oder bildbasiertes Dokument durch die Identifizierung der Textzeichen im Dokument durchsuchbar und bearbeitbar gemacht werden kann.

Kompakte Dateigröße

Anwender haben die Möglichkeit, die Größe von PDF-Dateien um bis zu 75 % zu reduzieren, ohne Inhalte zu entfernen oder das Erscheinungsbild zu verändern. Lesen Sie HIER wie Sie PDFs verkleinern können. Tatsächlich entscheiden sich viele dafür, verschiedene Dateitypen nur deshalb in PDF zu konvertieren, weil sie kleiner sind. Wenn Sie zum Beispiel eine 1,25 MB große PowerPoint-Präsentation als PDF-Datei speichern, reduziert sich die Größe auf 352 KB, was wesentlich handlicher ist.

Grundausstattung für das Homeoffice

In diesem Artikel erhaltet ihr Tipps und Tricks, wie ihr euer Homeoffice noch besser mit einfachen Mitteln ausstatten könnt. Damit sich die Arbeit schon fast von alleine macht.

Grundausstattung für das Homeoffice

Quelle: unsplash.com – Alex Ghizila
https://unsplash.com/photos/vUjJztdX4H0

Die grundsätzlichen Geräte

Nachdem das Homeoffice für viele in den ersten Monaten des Jahres doch mehr als überraschend und als eine vorübergehende Lösung Einzug in die Wohnungen hielt, entwickelt es sich doch nun langsam zu einer längerfristigen (in manchen Fällen vielleicht auch in eine dauerhafte) Lösung.

Drei Dinge sind für ein funktionierendes Homeoffice Grundvoraussetzung: Ein funktionierender Laptop und/oder PC, ein Router (denn ohne den gibt es auch kein Internet) und ein Telefon bzw. Smartphone (für Anrufe, Videocalls/Meetings, falls ihr keine Webcam besitzt). Mit diesen Dingen erfüllt man also schon die Mindestanforderungen. Doch im Büro steht häufig mehr Technik, ich denke da an Drucker, Faxgeräte, Kopierer…

Hattet ihr bisher keinen eigenen Drucker und müsstet eigentlich viel ausdrucken (und habt das bisher bei Nachbarn, Mitbewohnern oder gar nicht) gemacht, kann sich die Investition in einen Drucker durchaus doch lohnen. Es gibt inzwischen auch günstige Kombigeräte, mit denen ihr gleichzeitig auch kopieren und scannen könnt.
Übrigens: Solltet ihr häufiger ein Fax versenden müssen habe ich hier noch eine kleine Anleitung, wie ihr ganz ohne Faxgerät mit eurer Fritzbox ganz einfach ein Fax versenden könnt.

Nützliche Programme und Apps

Ohne ein aktuelles Betriebssystem geht nichts. Habt ihr auf eurem Laptop oder PC, den ihr im Homeoffice benutzen wollt noch Windows 7, Vista oder 8 solltet ihr definitiv über ein Update auf Windows 10 nachdenken.

Ein aktuelles Betriebssystem verhindert Sicherheitslücken und kommt auch schon mit einigen sehr nützlichen (kostenlosen) Funktionen daher: OneDrive (Cloud-Speicher), OneNote (Notizbuch), Kalender und Mail Apps zum Beispiel lassen sich nicht nur auf euren PC nutzen, sondern stehen auch kostenlos für Android und Apple zur Verfügung. Außerdem erhaltet ihr kostenlos Zugriff auf Word, Excel und PowerPoint, wenn euch die Online Version ausreicht. Aufgrund von Corona hat sich Microsoft sogar dazu entschieden einige Premium Features kostenlos für Unternehmen zur Verfügung zu stellen.

Darüber hinaus solltet ihr für die schnellere Kommunikation mit euren Kollegen ein Tool nutzen, statt Mails zu verschicken. Dafür gibt es inzwischen eine Vielzahl an kostenpflichtigen Programmen aber auch kostenlose, wie zum Beispiel Slack oder Discord (auch dort kann man gegen Gebühr auf eine Premium Version umsteigen). Gleiches gilt für eure Daten. Damit ihr ein Dokument nicht immer hin und her schicken müsst, solltet ihr einen Cloud-Speicher nutzen, wie zum Beispiel OneDrive oder SharePoint.

Auch Katja Dreher von Digital Minds, eine Content Marketing und SEO Agentur, meint: “Gerade bei einer dezentralen Arbeitsweise ist schnelle und unkomplizierte Kommunikation das A und O. Dabei sind die einfache Integration von Drittanbietersoftware und die sehr gut ausgebaute API wichtige Aspekte, die Slack zu einer guten Kommunikationsplattform für Unternehmen macht.”

Habt ihr übrigens eine Google Mail Adresse könnt ihr auch Google Docs, Sheets, Presentation und Drive benutzten. Hier können auch mehrere Leute gleichzeitig an einem Dokument arbeiten, die Cloud genutzt und Umfragen erstellt werden. Durchaus also ein gutes Tool für die einfache Arbeitsteilung.